Artikel 1 Doelstelling huishoudelijk reglement
1. Het huishoudelijk reglement regelt de nadere uitvoering van de statuten van de Huurdersbelangenvereniging De Sleutel en geeft aan volgens welke regels het bestuur en de Algemene Ledenvergadering (ALV) zowel afzonderlijk als in hun onderlinge samenhang dienen te functioneren.
- Het huishoudelijk reglement omvat de afspraken die tussen en door de ALV, de bewonerscommissies, en het bestuur zijn gemaakt.
Artikel 2 Lidmaatschap
1. Het lidmaatschap is geregeld in de artikelen 9 en 10 van de statuten.
2. Nieuwe huurders ontvangen via de corporatie een welkomstbrief en worden daarmee geïnformeerd over de statuten en het huishoudelijk reglement.
3. Leden die tegen het gestelde genoemd in artikel 8 en 9 van de statuten bij de ALV in beroep willen gaan, dienen hun beroep met redenen omkleed schriftelijk kenbaar te maken bij de secretaris van de vereniging en wel binnen één maand nadat het bestuursbesluit hun ter kennis is gebracht.
- Ook andere in statuten of huishoudelijk reglement genoemde beroepen, vragen, voorstellen e.d. aan het bestuur dienen steeds schriftelijk bij de secretaris van de vereniging te worden ingediend binnen de gestelde termijn. Als er geen uitdrukkelijke termijn wordt genoemd geldt een termijn van twee weken.
Artikel 3 Het bestuur
- Het bestuur van de vereniging bestaat – conform artikel 10 van de statuten - uit een Algemeen Bestuur (AB).
- De ALV benoemt nieuwe leden in het AB conform artikel 10, lid 2 van de statuten.
- Het Dagelijks Bestuur (DB) wordt gekozen door het AB en bestaat uit een voorzitter, secretaris en penningmeester.
- Het bestuur verzorgt een rooster van aftreden conform het gestelde in de statuten art. 10, lid 4.
- De ALV kan een bestuurslid ontslaan bij:
- overtredingen van het burgerlijk wetboek welke van invloed zijn op het aanzien van de vereniging;
- handelingen of gedragingen die naar oordeel van de ALV de belangen van de vereniging schaden;
- het aan het licht komen van feiten die het bestuurslid bij zijn benoeming niet heeft vermeld en waarvan in redelijkheid mocht worden verwacht dat hij die alsdan vermeld zou hebben.
- De taak van de voorzitter is:
- de doelstelling van de vereniging zoals verwoord in artikel 3 van de statuten continue te evalueren, te verbeteren en te borgen;
- toezicht houden op het handhaven van statuten en reglementen en op het uitvoeren van besluiten van de vereniging;
- het leiden van de vergaderingen;
- De taak van de secretaris is:
- het ondersteunen en adviseren van de voorzitter bij de uitvoering van zijn taken;
- het verzorgen van de correspondentie van de vereniging;
- het verzorgen van de notulen van de vergaderingen;
- het beheren van het archief van de vereniging;
- het jaarlijks opstellen van het verslag over de gang van zaken binnen de vereniging.
- De taak van de penningmeester is:
- het ondersteunen en adviseren van de voorzitter bij de uitvoering van zijn taken;
- het beheer van de geldmiddelen en het bijhouden van de financiële administratie van de vereniging;
- het innen van vorderingen en het betalen van de schulden van de vereniging;
- het opstellen van het financiële verslag elk jaar;
- het opstellen van een jaarlijkse begroting.
- Het bestuur moet zorgen dat de ALV en/of de leden zich altijd op de hoogte kunnen stellen van de financiële toestand van de vereniging en van haar rechten en verplichtingen.
Artikel 4 Overige functies
- Naast de bestuursfuncties zijn er ook andere werkzaamheden die niet perse door een bestuurder behoeven te worden uitgevoerd. Daarvoor kan de vereniging vrijwilligers of betaalde krachten inzetten.
- Een vrijwilliger of betaalde kracht wordt aangestuurd door een bestuurslid.
- De werkzaamheden/inzet van de vrijwilliger of betaalde kracht wordt vastgelegd in een overeenkomst of contract.
Artikel 5 Vergoedingen en declaraties
- u.v. een betaalde kracht, verrichten allen die zich inzetten voor de HBV De Sleutel hun inzet en werkzaamheden op basis van de vrijwilligersregeling zoals deze is vastgelegd door de Belastingdienst.
- De regelingen “declarabele kosten” voor bestuurders, vrijwilliger en BC’s worden door de penningmeester opgesteld en door het AB geaccordeerd.
- De regels “lief en leed” zijn vastgesteld door het bestuur en als aanhangsel aan dit reglement toegevoegd.
Artikel 6 Vergaderingen.
- DB vergadering:
- DB vergaderingen worden in de regel, - m.u.v. de maand juli - eenmaal per maand gehouden en voorts zo vaak als door de voorzitter of twee DB leden wenselijk wordt geacht;
- deze vergaderingen worden gehouden binnen veertien dagen nadat die wenselijkheid is uitgesproken, resp. ter kennis van de voorzitter is gebracht;
- de DB vergadering behoeft geen agenda. Bespreekpunten kunnen door de DB leden ingebracht;
- van de DB vergaderingen wordt geen verslag gemaakt. Besproken onderwerpen en voorstellen kunnen als agendapunt worden opgevoerd in de AB vergadering.
- AB vergadering:
a. de agenda voor de AB vergadering wordt door de secretaris opgemaakt en verzonden;
b. (spoedeisende en besluitvormende) vergaderingen kunnen, door de voorzitter of tenminste 3 AB leden, binnen deze termijn worden bijeengeroepen ook anders dan door middel van een schriftelijk bericht;
c. van de AB vergaderingen worden door de secretaris of betaalde kracht notulen gemaakt;
d. de AB vergadering is besluitvormend met dien verstande dat tenminste moet worden voldaan aan artikel 19 en 20 van de statuten;
e. de AB vergadering kan geen bindende besluiten nemen wanneer minder dan de helft van het aantal bestuursleden daarbij aanwezig is;
f. zodanige besluiten kunnen echter wel met meerderheid van stemmen van het aantal aanwezige bestuursleden worden genomen op een ter zake van de behandeling van deze besluiten opnieuw uitgeschreven vergadering conform lid b van dit artikel.
g. In de notulen wordt aangegeven welke bestuursleden aanwezig waren bij de vergadering.
3. Overleg vergaderingen (Regulier Overleg)
a. in de regel eenmaal per maand (m.u.v. de maanden juli en augustus) wordt overleg gevoerd met de directie van de wooncorporatie De Goede Woning en/of met een door de directie aangewezen vertegenwoordiger;
b. de vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter HBV De Sleutel;
c. de agenda wordt door de secretaris opgemaakt en verzonden;
d. van de vergadering wordt door de secretaris of een betaalde kracht verslag opgemaakt;
e. de onderwerpen die ter spraken komen worden besproken worden in de AB
vergadering;
f. een samenvatting van het verslag wordt door de secretaris aan alle bewonerscommissie verzonden.
Artikel 7 Bewonerscommissie.
- Een Bewonerscommissie (BC) vertegenwoordigt de belangen van huurders van de wooncorporatie De Goede Woning die in 1 of meer dicht bij elkaar gelegen woningcomplexen wonen.
- Elke BC wordt begeleid door een AB-lid. Deze BC begeleider heeft toegang tot de vergadering, heeft spreekrecht, maar geen stemrecht. De BC begeleider adviseert de BC gevraagd en ongevraagd. De BC begeleider is de verbinding tussen BC en AB en informeert beide organen over en weer over lopende zaken.
- Een BC bestaat uit tenminste 2 en hoogstens 7 commissieleden.
- De BC leden zijn representatief voor alle huurders in die woningcomplexen die zij vertegenwoordigen.
- De BC’s worden gekozen uit en door de huurders die zij vertegenwoordigen. De leden van de BC’s kiezen uit hun midden een voorzitter en een secretaris.
- De leden van de BC worden gekozen voor drie jaren en treden af volgens een door de voorzitter en secretaris van de BC opgesteld rooster, op zodanige wijze dat ieder eens in de drie jaar aftreedt. Zij zijn terstond herkiesbaar.
- De leden van de BC’s kunnen uit hun functie worden ontheven indien zij naar de mening van de leden uit desbetreffende BC het belang van die wijk of dat complex hebben geschaad of hun taken niet naar behoren vervullen. Een besluit daartoe zal met twee derde meerderheid van het totaal aantal uitgebrachte, stemmen worden genomen door de BC vergadering.
- De kosten van de BC’s worden gedragen door de vereniging conform het gestelde in artikel 5.
- De BC kan op geen enkele wijze de vereniging binden, in welke vorm ook.
- Het beleid van de BC’s is niet bepalend voor het verenigingsbeleid.
- Vergaderingen:
- tenminste eenmaal per jaar wordt door de BC een vergadering gehouden van leden die ingedeeld zijn bij de betreffende BC.
- deze vergadering dient plaats te vinden ter behandeling van de verslagen van de secretaris van de BC, informatie vanuit de vereniging, zoals AB vergaderingen en het Regulier Overleg, informatie over de stand van zaken in de woonomgeving, etc.:
- op deze vergaderingen zullen tevens de verkiezingen vermeld onder sub 5 gehouden worden;
- indien tenminste tien procent van het aantal leden van de betreffende BC bijeenroeping van een vergadering wenst en dit schriftelijk aan de secretaris van de BC kenbaar maakt, is de voorzitter gehouden binnen vier weken na ontvangst van het verzoek deze vergadering te houden.
- de Woonconsulent en/of Buurtbeheerder van het betreffende complex heeft toegang tot de vergaderingen van de commissie en heeft spreekrecht. Hij heeft echter geen stemrecht.
- De ALV kan een BC ontbinden wanneer er onvoldoende (actieve) BC leden zijn, bij ernstige afwijkingen van het beleid, de naleving van de statuten of de reglementen van de vereniging. De Bewonerscommissie heeft het recht vertegenwoordigd te zijn op de vergadering van de ALV waar dit ter discussie staat en heeft het recht van verweer.
- Contactpersonen:
- bij onvoldoende BC leden kan het AB contactpersonen voor het complex of de wijk aanstellen;
- de contactpersoon informeert het AB over allerhande zaken aangaande de leef- en woonomgeving van het betreffende complex of wijk;
- het AB voorziet de contactpersonen van de vereiste relevante informatie.
Artikel 8 Stemmingen en quorum tijdens de ALV
- Alle besluiten van de ALV worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan.
- Stemmingen geschieden bij handopsteking of mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht (bijv. bij stemmingen over personen) of minimaal tien stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangen.
- Heeft bij een verkiezing van personen niemand de meerderheid gekregen, dan vindt een herstemming plaats tussen de twee personen die de meeste stemmen hebben gekregen.
- De ALV heeft een beslissend besluit genomen wanneer dit door de voorzitter ter vergadering is vastgesteld en uitdrukkelijk is uitgesproken. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
Artikel 9 Wijziging huishoudelijk reglement
- Initiatief tot het wijzigen van het huishoudelijk reglement wordt genomen door de ALV of het bestuur.
- In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 18 juli 1994.
Gewijzigd op:
25 mei 1999
21 augustus 2000
24 augustus 2009
12 mei 2013
17 augustus 2017
09 juli 2018
De voorzitter, De secretaris,
J.H. van Dongen A.L. van de Merwe